1科學、規(guī)范的管理制度
現(xiàn)代化寫字樓技術含量高、管理范圍廣。所以,物業(yè)管理公司要積極探索制定并不斷完善管理制度,使整個管理工作有章可循,有據(jù)可依,讓寫字樓管理科學化、制度化和規(guī)范化。要有高素質(zhì)的員工隊伍,高技術的管理手段,高標準的管理要求。
2周密的治安管理
寫字樓安全保衛(wèi)工作十分重要,它不僅涉及國家、企業(yè)和個人財產(chǎn)與生命安全,還涉及大量行業(yè)、商業(yè)、部門機密。由于寫字樓一般在辦公時間開放,所以,治安管理難度非常大,必須加強治安防范,建立健全各種值班制度:
一,堅持非辦公時間出入寫字樓的檢查登記制度;
二,堅持定期檢查樓宇防盜與安全設施制度;
三,堅持上下班交接檢查制度;
四,加強前門、后門的警衛(wèi)及中央監(jiān)控;
五,堅持24小時值班巡查,力求做到萬無一失。
六,物業(yè)管理公司應全面建立客戶檔案,熟悉客戶情況,增加溝通了解,做到心中有數(shù),確??蛻舻娜松砗拓敭a(chǎn)安全。
3加強消防管理服務
由于寫字樓規(guī)模大、功能多、設備復雜、人員流動頻繁、裝修量大,加之高層建筑承受風力大和易受雷擊,火災隱患因素比較多。因此,寫字樓對防火要求很高,應特別注意加強對消防工作的管理。一定要教育員工、客戶遵守用火、用電制度,明確防火責任人,熟悉消防基本知識,掌握防火、救火基本技能,加強防范措施,定期檢查、完善消防設施,落實消防措施,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,徹底消除事故隱患。
4重視清潔服務
由于寫字樓一般都采用大量質(zhì)地講究的高級裝飾材料進行裝飾,所以,清潔難度很大,專業(yè)要求高。物業(yè)管理公司要制定完善的清潔細則,明確需要清潔的地方、材料及清潔次數(shù)、檢查方法等。要加強經(jīng)常性巡視保潔,保證大堂、電梯、過道隨臟隨清,辦公室內(nèi)無雜物、灰塵,門窗干凈明亮,會議室整潔,茶具清潔消毒。
5加強設施設備維修保養(yǎng)工作
寫字樓本身規(guī)模大、功能多、設備先進,物業(yè)管理人員不僅要具有管理知識,更要具有與之相配套的專業(yè)技術知識,才能做好這些設備的管理和維修保養(yǎng)工作,以及指導客戶正確使用這些設備,避免設備被人為損壞。
物業(yè)管理公司應重視對寫字樓水電設施(包括高低壓變電房、備用發(fā)電房、高低壓電纜電線、上下水管道等各項設施)的全面管理和維修,供水供電要有應急措施;特別注重對電梯的保養(yǎng)與維修,對消防系統(tǒng)的檢查、測試和對空調(diào)系統(tǒng)的保養(yǎng)、維修。
此外,要有健全的檢查維修制度,對公共場所和設施,比如走廊、大廳、電梯間等地方進行定期檢查與維修維護。對客戶的設備報修要及時處理,并定期檢查。要做到電梯運轉(zhuǎn)率不低于98%,應急發(fā)電率達到100%,消防設備完好率達到100%。
6設立服務中心,完善配套服務
寫字樓管理其實就是一種服務。為方便客戶,滿足客戶需要,寫字樓應設立服務中心。服務中心負責幫助客戶辦理入住和退房手續(xù),解決相關問題;提供問詢、商務等各類服務,包括提供一些日常性服務,如協(xié)助接待來訪客人,回復電話問詢,提供打字、傳真、復印及訂票服務等;提供其他可能的委托服務,如代客購物、代送快件等。
7加強溝通,協(xié)調(diào)關系
物業(yè)管理公司要加強與客戶的溝通,主動征詢、聽取他們對管理服務工作的意見與要求,認真接受、處理他們的投訴,及時解決他們提出的問題。妥善處理各方關系,協(xié)調(diào)配合政府各部門的工作,不斷改進管理模式,使各項指標達到同行業(yè)的先進水平。
8建立完善的應急預案
物業(yè)管理要隨時做好應對突發(fā)事件的準備。由于寫字樓內(nèi)設備系統(tǒng)、建筑結(jié)構(gòu)和樓內(nèi)人員的復雜性,作為物業(yè)管理公司應時刻保持警惕,隨時準備應對各種突發(fā)事件。因此,物業(yè)管理公司要建立完善的應急預案,諸如火災或刑事案件發(fā)生時的處理預案、意外人身傷害的處理預案、公共衛(wèi)生應急預案等,并應定期進行演練。